Digital HR is for business necessity, announces SOFTIP, a.s.

SOFTIP je úspešná firma známa predovšetkým ako výrobca podnikových informa�ných systémov. Pod týmto pojmom si �udia naj�astejšie predstavujú softvér, ktorý pomáha s ú�tovníctvom a riadením ekonomickej �i výrobnej oblasti. Je teda oblas� �udských zdrojov v tomto smere „pozadu“?

Samozrejme, �e vôbec nie a dôkazom je aj samotný SOFTIP. Vývoju nástrojov pre HR sa venujeme prakticky od vzniku spolo�nosti v roku 1991. Dá sa poveda�, �e jej základný kame� tvoril vtedajší program Platy a mzdy na výpo�et miezd. Bol skuto�ne prelomový, u pou�ívate�ov mal ve�ký úspech a stal sa hlavným impulzom, ktorý naštartoval zalo�enie SOFTIPu. Zákazníci rýchlo pribúdali – u� v prvom roku ich bolo 223 - �o firme umo�nilo rás�.

Mali ste v tom �ase vôbec nejakú konkurenciu?

Program Platy a mzdy bol úplne prvý softvér na výpo�et miezd pomocou PC na Slovensku, ktorý vlastne definoval slovenský štandard v oblasti súladu s legislatívou, slu�ieb konzultantov, ako i následnej starostlivosti a podpory. Postupne k nemu pribúdali �alšie funkcionality, napríklad personalistika, nové platformy, rozrastalo sa celé naše produktové porfólio.  Dnes je SOFTIP najvä�ším slovenským výrobcom podnikových informa�ných systémov na Slovensku s najkomplexnejšou ponukou v rámci IS pre malé a stredné firmy.

Kam ste sa posunuli od 223 zákazníkov pred vyše 25 rokmi?

Naše riešenia pre oblas� riadenia �udských zdrojov aktuálne pou�íva viac ako 9-tisíc pou�ívate�ov z 1 200 spolo�ností na Slovensku. To znamená, �e vyše 300-tisíc výplat mesa�ne je spracovávaných v našich systémoch. Disponujeme know-how z tisícok realizovaných projektov, �erpáme zo skúseností zákazníkov a samozrejme aj našich vlastných. Digitalizácii HR skuto�ne rozumieme.

Martin Vl�ko, finan�ný riadite� spolo�nosti SOFTIP, a.s.

Digitalizácia – to je slovo, ktoré sa v posledných rokoch spomína sná� v súvislosti s ka�dou �innos�ou podniku. Ako sa teda premieta do personalistiky?

Je budúcnos�ou HR. A netýka sa to len aktuálne vypuklého nedostatku zamestnancov, ktorý robí personalistom vrásky na �ele. Musíme by� pripravení aj na novú generáciu Z, pre ktorú je digitálny svet absolútne prirodzený. Tieto tzv. deti internetu nakupujú cez e-shopy, komunikujú cez fóra, všetko chcú vybavi� online, �ijú na sociálnych sie�ach a úplne prirodzene o�akávajú, �e rovnako sa bude chova� aj ich zamestnávate�. Tak�e ak si chceme u nich „šplhnú�“, vytvorme vo vnútri firmy prostredie podobné tomu, ktoré poznajú zo svojho mimopracovného �ivota. Cez fungovanie elementárnych procesov tak nová generácia doká�e ohodnoti� vyspelos� podniku. A ke� dostanú to, �o o�akávajú, budú happy :)

Ale to u� nehovoríme o evolúcii, ale o revolúcii...

Áno, musia vzniknú� úplne nové základy. �ijeme v dobe dátovej a na jej prudký rozvoj u� staré postupy jednoducho nesta�ia. Bez oh�adu na vyššie spomenuté faktory týkajúce sa nových nárokov zo strany samotných pou�ívate�ov systémov. Len dramatické zjednodušenie administratívnych procesov spojených s personalistikou dnes nielen ve�kým, ale aj stredným a malým firmám umo�ní naplno vyu�i� potenciál, ktorý im dáva rýchly technologický pokrok. V opa�nom prípade stratia svoju konkurencieschopnos�. Digitálna transformácia je preto oprávnene jednou z TOP tém.

�o to znamená v praxi?

V mnohých spolo�nostiach to doteraz funguje tak, �e hoci existujú rôzne smernice a formuláre, v praxi ich zamestnanci �asto ignorujú. S personálnymi oddeleniami komunikujú telefonicky alebo emailom. �asto posielajú nekompletné informácie rôznymi kanálmi a personalisti ich musia spätne kontaktova� v snahe získa� chýbajúce údaje.

V prípade nasadenia špecializovaného softvérového riešenia však automatizovaný proces neumo�ní �alší krok bez dokon�enia toho predchádzajúceho. Prevedie zamestnanca celým procesom, aby spracovate� dostal kompletnú informáciu. A to sa týka všetkého v oblasti HR mana�mentu – od výberu zamestnanca, cez jeho prijatie, adapta�ný proces, be�ný pracovný �ivot a� po jeho odchod. V ka�dom jednom bode �ivotného cyklu zamestnanca je toho dos�, �o treba rieši�.

Martin Vl�ko, finan�ný riadite� spolo�nosti SOFTIP, a.s.

Ako to teda riešite v SOFTIPe?

U� od za�iatku roku 2016 vyu�ívame našu vlastnú webovú aplikáciu SOFTIP HAPPY HR, pomocou ktorej riadime �udské zdroje vo firme. Aktívne ju pou�ívajú všetci zamestnanci spolo�nosti, pri�om interný projektový tím neustále pracuje na rozširovaní jej funk�nosti a vylepšovaní aj v�aka nápadom od samotných pou�ívate�ov. Slú�i teda aj na získanie spätnej väzby.

V prvej fáze sme nasadili modul ORGANIZA�NÁ ŠTRUKTÚRA a personálny portál HAPPY PEOPLE. Sprístupnili sme napríklad schva�ovanie dovoleniek priamo z mobilu, aktualizáciu osobných údajov na dia�ku �i u�ah�ili orientáciu zamestnancov v organiza�nej štruktúre a v rolách so špecifickými zodpovednos�ami a kompetenciami v spolo�nosti.

V �alšej fáze pribudol modul VZDELÁVANIE, ktorý umo��uje efektívnejšiu organizáciu školení, ich vyhodnotenie, ako aj orientáciu zamestnanca v ponuke školení. Na vybranú vzdelávaciu aktivitu sa jednoducho prihlási vytvorením �iadosti a po jej schválení a následnom absolvovaní kurzu aj ohodnotí jeho kvalitu pomocou automaticky doru�eného dotazníka. Zárove� tu na jednom mieste nájde preh�ad všetkých absolvovaných školení a získaných certifikátov.

Nie v�dy sa však firma mô�e spolieha� na aktivitu zo strany svojich zamestnancov. �o v takom prípade?

Vtedy moderné riešenia u�ah�ujú �ivot hlavne HR mana�érom. Okam�ite vidia, ktorí pracovníci majú potrebné vzdelanie a doká�u im naplánova� �alšie aktivity na zvyšovanie ich kvalifikácie. SOFTIP HAPPY HR obsahuje i funk�nos� pre sledovanie termínov rôznych �inností, ktoré majú pracovníci periodicky vykonáva�. Napríklad zo zákona musia absolvova� lekárske prehliadky a školenia BOZP a PO. No sú to aj �innosti, ktoré ur�il zamestnávate�  – ako napríklad školenia vodi�ov, ISO noriem apod. Modul VZDELÁVANIE mana�éra automaticky upozor�uje na koniec ich platnosti a v�aka preh�adnému kalendáru �i automatickému generovaniu prezen�nej listiny u�ah�uje aj ich plánovanie a organizáciu.

 Z vlastných skúseností - v �om vidíte najvä�šie prínosy takéhoto riešenia?

Prínosy SOFTIP HAPPY HR najviac asi ocenia noví zamestnanci. U�ah�uje im toti� k�ú�ový adapta�ný proces. A ide o prvý vá�nejší kontakt s pracovným prostredím. Ke� príde nový kolega, všetko nájde na jednom mieste a vybaví v SOFTIP HAPPY HR. Nemusí �íta� nejaké extra postupy. Potrebuje pozna� svojich kolegov v tíme? Chce sa vzdeláva�? Chce vedie�, aké má benefity? Potrebuje schváli� dovolenku? Všetko nájde v systéme. A získa dobrý pocit, �e �ije vo firme, ktorá je moderná a u�ah�uje mu jeho �ivot. Lebo ove�a �ahšie všetko vybaví. A hlavne ak ve�a cestuje. SOFTIP HAPPY HR mu dáva samostatnos� a nezávislos�. To �o potrebujem, si viem nájs� a vybavi� kedyko�vek chcem a s personálnym útvarom budem rieši� naozaj len kritické a záva�né veci. A personálny útvar u� nemusí by� telefonická ústred�a.

SOFTIP HAPPY HR

Tak�e u� �iadne formuláre?

Práve vstupný formulár, ktorý zamestnanec vyp��a pred prijatím do zamestnania, je vynikajúci príklad. V mnohých firmách to funguje tak, �e vybraný uchádza� vyplní papierový formulár, ktorý podpíše a odovzdá na personálnom útvare. Personalista musí následne všetky informácie prepisova� do systému, �o je samozrejme duplicitná práca, navyše s rizikom vzniku chýb. A pritom to takto vôbec nemusí by�.

Dnes, ke� do firmy prichádza nový �lovek, všetky svoje údaje mô�e zada� jednoduchým spôsobom priamo do informa�ného systému. Ide o identifika�né údaje potrebné pre spracovanie pracovnej zmluvy, hlásenie do pois�ovní, alebo rôzne prehlásenia. A to všetko bez hromady papierov. Všetky údaje sú následne po celý �as trvania pracovného pomeru k dispozícii všetkým zainteresovaným stranám na jednom mieste v elektronickom systéme a s riadeným prístupom. Samozrejmos�ou je ich jednoduchá aktualizácia. Ak zamestnanec zmení adresu trvalého bydliska, pois�ov�u, �íslo ú�tu alebo ak chce urobi� akúko�vek úpravu svojich osobných údajov, vie to urobi� úplne jednoducho priamo v systéme. Nepotrebuje „audienciu“ na personálnom oddelení.

Šetríme tak papier a aj �as, workflow doká�e be�a� ove�a rýchlejšie, je to preukázate�nejšie, doh�adate�nejšie, nad dátami sa dajú robi� rôzne preh�ady a štatistiky. To u�ah�uje prijímanie mana�érskych rozhodnutí, napríklad �i neposilni� niektoré oddelenia apod. No a zárove� takto umo��ujeme zamestnancovi vyu�i� jeho právo na prístup k svojim osobným údajom a na ich opravu v zmysle Nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov (GDPR). Samozrejmos�ou je, �e garantujeme aj ochranu osobných dát v súlade s najnovšími reguláciami.

Je SOFTIP HAPPY HR prepojený aj na �alšie nástroje?

Samozrejme, vzájomná kompatibilita je nevyhnutná. Napríklad schválenie vzdelávacej aktivity mô�e nahradi� dokonca aj schva�ovací workflow ú�tovného dokladu. Preto�e ak sa niekto prihlasuje na vzdelávaciu aktivitu, zvä�ša ide u� o konkrétne školenie, pri ktorom pozná jeho termín, cenu, dátum – to všetko vie uvies� do systému vrátane �ísla projektu, ku ktorému sa vzdelávacia aktivita via�e. Toto všetko sa posúva na ekonomické oddelenie u� ako schválený náklad. Teda ekonóm nemusí duplicitne oslovova� mana�ment kvôli schva�ovaniu dokladov.

Druhá ve�ká vec je mobilita. SOFTIP HAPPY HR sa dá pou�íva� v teréne. Ke�e mnoho mana�érov funguje na rôznych mobiloch, tabletoch a pod., doká�u rýchlo reagova� na �iadosti. Mô�eme si to opä� ilustrova� na školeniach. Pri �iadosti o vzdelávaciu aktivitu si u nás zamestnanec musel doh�ada� šablónu, ktorú následne vyplnil, vytla�il, podpísal a predlo�il na podpis nadriadenému. Dnes im na to sta�í tablet a pár klikov v aplikácii.

 �o v oblasti softvéru pre HR plánujete do budúcnosti?

Chceme samozrejme u� pou�ívané nástroje �alej rozvíja� a rozširova� ich funkcionalitu. Najbli�šie nás �aká nasadenie riešenia pre udr�iavanie aktuálnych pracovných profilov zamestnancov. Tým, �e sa zaoberáme vývojom informa�ných systémov a poskytovaním slu�ieb, �asto sa vo výberových konaniach stretávame s po�iadavkami na spôsobilosti, resp. kompetencie našich zamestnancov. SOFTIP HAPPY HR na Karte vzdelávania eviduje všetky informácie súvisiace so vzdelávaním zamestnanca  - absolvované školenia, získané certifikáty, expertné znalosti, skúsenosti z projektov at�. Do týchto informácií mô�e oprávnená osoba (ponukový alebo projektový mana�ér) nahliadnu�, filtrova� a vyh�adáva� ich pod�a zadaných kritérií. A to je ve�ká výhoda v situácii,  ke� potrebuje preukáza� odbornú spôsobilos� svojich zamestnancov. Doká�e tam ve�mi jednoduchým spôsobom nájs� profil �loveka, ktorý je vy�adovaný tendrom �i verejným obstarávaním.